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Se você é proprietário ou o responsável por uma empresa, não deixe de ler este artigo:
Variações econômicas, mudanças no comportamento do consumidor, alterações regulatórias, escassez de matéria-prima e falhas de tecnologia são alguns dos muitos imprevistos que podem atingir uma empresa. Embora cada um deles tenha as suas especificidades, a mesma estratégia pode ser usada para solucioná-los: a elaboração de um plano de contingência.
Na definição do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), o plano de contingência é um documento criado com o propósito de alinhar ações e orientar gestores e colaboradores sobre como agir caso ocorram situações adversas. Ele deve integrar o planejamento empresarial da organização.
De acordo com informações da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), o planejamento empresarial é um recurso de gerenciamento que deve conter as metas e objetivos da organização, a antecipação de ocorrências e o caminho para o desenvolvimento dos negócios.
Dessa forma, um bom planejamento empresarial deve estabelecer tanto as estratégias necessárias para alcançar as metas e os objetivos definidos pela organização, quanto as ações para identificar riscos e mitigar seus impactos.
Do planejamento à contingência: veja o passo a passo
Reconhecendo que o planejamento empresarial é indispensável para a construção de possíveis cenários e suas análises, o que permite nortear a organização com maior embasamento em toda a sua trajetória, o Sebrae orienta o passo a passo para a elaboração.
No primeiro momento, é preciso definir as metas da empresa, destacando qual é a prioridade de cada uma delas. Segundo o Sebrae, essa definição permitirá à organização entender qual é o caminho que pretende seguir.
O segundo passo consiste em garantir os recursos – financeiros, humanos e tecnológicos – para o alcance das metas. É o momento de investir na empresa e, por isso, é preciso avaliar os valores necessários, o quanto se tem, se há ou não necessidade de captar recursos externos.
Em seguida, é hora de estabelecer os prazos. Para isso, é preciso fazer cronograma para cada uma das metas, respeitando todas as etapas que deverão ser realizadas para o cumprimento do que foi proposto.
Após o estabelecimento de prazos, o Sebrae recomenda definir os responsáveis pelo acompanhamento de cada meta. Assim, cada objetivo torna-se um projeto a ser gerenciado. O gestor irá não só acompanhar o trabalho de perto, como também, avaliar a necessidade de revisão de processos, retirada ou inclusão de etapas e outras alterações.
Plano de contingência: por onde começar?
Até então, o passo a passo teve como foco o cumprimento das metas dentro de um cenário comum. Mas as lideranças eficazes devem estar preparadas para lidar com imprevistos e incertezas ao administrar o planejamento de uma empresa. Por isso, a importância de elaborar um plano de contingência.
Segundo a consultoria global Robert Half, o plano de contingência garante maior controle e assertividade das ações quando alguma adversidade altera a rotina da organização. “É a diferença entre a empresa sucumbir ao desastre ou sobreviver a ele sem muitas perdas”, informa.
Na prática, o plano de contingência antecipa a possibilidade de cenários negativos e propõe alternativas para reduzir os impactos. Assim, ele minimiza os riscos, diminui prejuízos e assegura o desenvolvimento da organização.
Para implantá-lo, a primeira ação deve ser analisar as vulnerabilidades de cada área da empresa. A análise deve ser abrangente, envolvendo desde riscos técnicos, humanos até desastres naturais.
Para cada risco identificado é aconselhável avaliar o potencial impacto nas operações, assim como, a probabilidade de ocorrência. Feito isso, é hora de classificar quais são as ameaças de maior impacto e com probabilidade mais alta.
O passo seguinte será realizar o plano de ação propriamente dito. Isso inclui criar estratégias de contingência e detalhar as etapas a serem seguidas, os recursos necessários, os prazos, os responsáveis e os critérios de acionamento.
Por fim, a Robert Half alerta sobre a importância de comunicar o plano para todos os colaboradores e de revisá-lo periodicamente a fim de identificar se há necessidade de ajustes e atualizações.